Jede Woche dieselben zwanzig Handgriffe.

Das Problem

Zu klein zum Ändern, zu oft zum Ignorieren.

Ein Ablauf dauert acht Minuten. Achtmal in der Woche. Das sind gut vier Stunden im Monat, fünfzig im Jahr — für etwas, das niemand als Aufgabe auf dem Zettel hat, weil es immer nur acht Minuten sind.

Dazu kommt der Teil, den keine Zeiterfassung zeigt: Beim Übertragen von Hand entstehen Fehler. Ein Zahlendreher in einer Rechnung, ein vergessener Nachfass-Termin, ein Kunde, der zweimal dieselbe Mail bekommt. Jeder einzelne davon kostet mehr Zeit als der Ablauf selbst.

Die Reihenfolge

Erst messen. Dann entscheiden. Dann bauen.

Der häufigste Fehler bei Automatisierung ist, mit der Technik anzufangen. Dann entsteht etwas Beeindruckendes für einen Ablauf, der selten läuft — und der eigentliche Zeitfresser bleibt unangetastet.

Deshalb steht am Anfang eine unspektakuläre Aufnahme: Welche Abläufe gibt es, wie oft laufen sie, wie lange dauern sie, wo geht regelmäßig etwas schief. Erst wenn das auf dem Tisch liegt, wird ausgewählt — und oft ist der lohnendste Kandidat ein anderer als der, der am meisten nervt.

Ein Teil dieser Aufnahme ist unbequem: Manche Abläufe sollten nicht automatisiert, sondern abgeschafft werden. Ein Bericht, den seit zwei Jahren niemand liest, wird nicht dadurch besser, dass ihn eine Maschine erstellt.

Wie gebaut wird

Nachvollziehbar und abschaltbar.

• Jeder Schritt einzeln. Kein undurchsichtiger Automat, sondern benannte Schritte, die sich einzeln ändern oder abschalten lassen.
• Fehler melden sich. Wenn etwas nicht durchläuft, fällt das auf. Eine Automatisierung, die still scheitert, ist schlimmer als keine — weil alle sich darauf verlassen.
• Der Mensch bleibt an den heiklen Stellen. Was Geld bewegt oder nach außen geht, bekommt eine Freigabe. Automatisiert wird der Weg dorthin, nicht die Entscheidung.
• Code statt Modell, wo Regeln reichen. Feste Regeln werden als Code gebaut, weil das Ergebnis vorhersagbar sein muss. Wie das im eigenen Systemlabor aussieht, steht bei KnowledgeOS.

Was nicht dazugehört

Keine Produktions- oder Maschinensteuerung.

Hier geht es um Büro-, Verwaltungs- und Web-Abläufe: Angebote, Rechnungen, Termine, Datenpflege, Berichte, Benachrichtigungen. Nicht um Fertigungsanlagen, Maschinensteuerung oder Produktionstechnik — das ist ein anderes Fach mit anderen Anforderungen an Sicherheit und Haftung.

Und wenn die Aufnahme ergibt, dass der Ablauf zu selten läuft oder zu viele Ausnahmen hat, um sich zu rechnen, steht das im Ergebnis. Eine Automatisierung mit zwölf Sonderfällen ist teurer im Unterhalt als die Handarbeit, die sie ersetzen sollte.

Was es kostet

Feste Zahl, bevor Sie sich entscheiden.

Der Weg ist immer derselbe: kurz klären, worum es geht — dann bekommen Sie einen Festpreis, und erst danach entscheiden Sie. Keine Abrechnung nach Stunden, kein Nachschlag hinterher. Und wenn sich unterwegs herausstellt, dass mehr nötig ist, wird das vorher besprochen und nicht hinterher berechnet.

Was den Umfang bestimmt:

• Wie viele Schritte der Ablauf hat und wie viele Programme beteiligt sind
• Ob Entscheidungen im Ablauf stecken, die ein Mensch treffen muss
• Wie zuverlässig die Datenquellen sind, auf die er sich stützt
• Ob nur der Ablauf oder auch dessen Überwachung gebaut wird

Investive Digitalisierungsvorhaben können in Sachsen-Anhalt mit bis zu 50 % bezuschusst werden. Der Mindestförderbetrag beträgt 3.000 €; daraus folgt bei maximaler Förderquote regelmäßig ein höheres Projektvolumen. Ob und in welcher Höhe ein Vorhaben bewilligt wird, entscheidet die Investitionsbank — Details auf derFörderseite.

Häufige Fragen

Woher wissen wir vorher, ob sich das lohnt?

Aus einer nüchternen Rechnung: Wie oft läuft der Ablauf, wie lange dauert er, wie oft geht dabei etwas schief. Erst danach wird über Technik gesprochen. Wenn die Zahlen nicht tragen, ist das Ergebnis „lohnt sich nicht" — das kommt vor und ist ein legitimes Ergebnis.

Was passiert, wenn sich unser Ablauf ändert?

Deshalb wird jeder Schritt einzeln gebaut und beschrieben, statt alles in eine undurchsichtige Kette zu gießen. Einzelne Schritte lassen sich austauschen oder abschalten, ohne dass der Rest stehenbleibt. Eine Automatisierung, die man nur ganz oder gar nicht ändern kann, ist eine Falle.

Was ist, wenn etwas schiefgeht — merken wir das?

Ja, das ist Teil der Sache. Jeder Lauf hinterlässt eine Spur, und Fehler melden sich aktiv, statt still zu scheitern. Eine Automatisierung, die unbemerkt nichts mehr tut, ist gefährlicher als gar keine — weil sich alle darauf verlassen.

Steckt da künstliche Intelligenz drin?

Nur da, wo sie etwas beiträgt. Alles, was festen Regeln folgt — Daten übertragen, prüfen, Termine setzen, Nachrichten auslösen —, wird als klassische Automatisierung gebaut: bei gleichen Eingaben reproduzierbar. KI kommt allenfalls dort ins Spiel, wo etwas eingeschätzt werden muss, und auch dann bleibt die Entscheidung bei einem Menschen.

Wird dadurch jemand überflüssig?

Das ist nicht der Zweck und in kleinen Betrieben auch selten realistisch. Automatisiert wird die stumpfe Wiederholung — Übertragen, Nachfassen, Zusammenstellen. Was dadurch frei wird, ist Zeit für die Arbeit, für die Menschen tatsächlich gebraucht werden.