Die neue Software läuft. Die alten Daten fehlen.

Das Problem

Der Transport ist einfach. Das Aufräumen nicht.

Daten von A nach B zu bewegen ist technisch selten anspruchsvoll. Anspruchsvoll ist, was dabei zutage tritt: Denselben Kunden gibt es dreimal, leicht unterschiedlich geschrieben. In einem Feld für die Artikelnummer steht bei einigen Datensätzen eine Notiz. Preise stehen mal mit, mal ohne Steuer.

Im alten System ist das nie aufgefallen, weil Menschen damit umgehen konnten. Das neue System kann es nicht — es nimmt die Daten so, wie sie sind. Wer ungeprüft überträgt, hat den Wildwuchs anschließend im neuen Programm, nur ohne die Leute, die ihn im Kopf hatten.

Aus der Praxis

86 Produkte, 178 Bilder, ein Shop.

Für ein Vintage-Bekleidungs-Archiv sind Produkte samt Bildern in einen Shopify-Shop übernommen worden. Bei Einzelstücken ist das anspruchsvoller als bei Standardware: Jedes Teil ist ein eigener Artikel mit eigenen Fotos, eigenen Maßen und eigener Beschreibung — nichts davon lässt sich über einen Kamm scheren.

Gebaut wurde deshalb nicht nur ein Import, sondern eine zugeschnittene Eingabemaske: nur die Felder, die wirklich gepflegt werden, mit automatischer Prüfung und einer Freigabe durch den Menschen, bevor etwas im Shop landet. Der Weg dorthin steht imReferenzteil ausführlicher.

Ablauf

Erst sichten, dann umziehen, dann umschalten.

1. 01

   Sichten, was da ist

   Wie viele Datensätze, in welchem Zustand, mit welchen Lücken. Dieser Schritt entscheidet über Aufwand und Dauer — und manchmal auch darüber, ob sich der Umzug überhaupt lohnt oder ein Neuanfang der ehrlichere Weg ist.

2. 02

   Probeumzug

   Zuerst zieht ein kleiner Ausschnitt um, nicht der ganze Bestand. Daran zeigt sich, was das neue System akzeptiert und wo nachgearbeitet werden muss — bevor es um alles geht.

3. 03

   Vollständig übertragen und abgleichen

   Nach dem Umzug wird gezählt und verglichen: gleiche Anzahl, gleiche Summen, Stichproben im Detail. Ein Umzug gilt erst als erfolgreich, wenn er nachweisbar vollständig ist — nicht wenn er durchgelaufen ist.

4. 04

   Parallel laufen lassen, dann umschalten

   Der alte Stand bleibt erhalten und erreichbar, bis Sie sicher sind. Erst danach wird abgeschaltet — und der Altbestand so archiviert, dass er auch später noch lesbar ist.

Was nicht dazugehört

Die Wahl des neuen Systems treffen Sie.

Welche Software künftig laufen soll, ist Ihre Entscheidung — sie hängt an Ihrem Geschäft, nicht an der Umzugstechnik. Auch Verträge, Kündigungen und Lizenzen beim alten Anbieter bleiben bei Ihnen; hier kommt der technische Teil.

Und wenn die Sichtung ergibt, dass der Altbestand so verwahrlost ist, dass ein sauberer Neuanfang billiger kommt als der Umzug, erfahren Sie das — auch wenn dann kein Umzug zu beauftragen bleibt.

Was es kostet

Feste Zahl, bevor Sie sich entscheiden.

Der Weg ist immer derselbe: kurz klären, worum es geht — dann bekommen Sie einen Festpreis, und erst danach entscheiden Sie. Keine Abrechnung nach Stunden, kein Nachschlag hinterher. Und wenn sich unterwegs herausstellt, dass mehr nötig ist, wird das vorher besprochen und nicht hinterher berechnet.

Was den Umfang bestimmt:

• Menge und Zustand der Altdaten — Dubletten und Lücken kosten mehr Zeit als der Transport
• Ob das alte System eine brauchbare Exportfunktion hat
• Bilder, Dateianhänge und Historie, die mitkommen sollen
• Wie lange alt und neu parallel laufen sollen

Investive Digitalisierungsvorhaben können in Sachsen-Anhalt mit bis zu 50 % bezuschusst werden. Der Mindestförderbetrag beträgt 3.000 €; daraus folgt bei maximaler Förderquote regelmäßig ein höheres Projektvolumen. Ob und in welcher Höhe ein Vorhaben bewilligt wird, entscheidet die Investitionsbank — Details auf derFörderseite.

Häufige Fragen

Unser alter Anbieter rückt die Daten nicht raus. Was dann?

Das kommt vor und ist selten böse Absicht, sondern meist fehlende Zuständigkeit. Ihre Daten gehören Ihnen — die meisten Systeme haben eine Exportfunktion, auch wenn sie versteckt ist. Wo gar nichts geht, bleibt der Weg über die Oberfläche: mühsamer, aber möglich. Wichtig ist, das früh zu klären und nicht erst, wenn der alte Vertrag schon gekündigt ist.

Können wir beide Systeme eine Zeit lang parallel laufen lassen?

Ja, und das ist meistens der bessere Weg. Der alte Stand bleibt unangetastet, bis der neue nachweislich stimmt. Erst danach wird umgeschaltet. Ein Umzug ohne Rückweg ist ein unnötiges Risiko.

Was ist mit Daten, die wir aufbewahren müssen?

Die kommen nicht einfach mit ins neue System, sondern werden getrennt archiviert — lesbar und auffindbar, auch wenn das alte Programm längst abgeschaltet ist. Welche Daten wie lange aufzubewahren sind, sagt Ihnen Ihr Steuerberater; die technische Umsetzung kommt von hier.

Wie lange dauert so ein Umzug?

Das hängt fast ausschließlich davon ab, wie sauber die alten Daten sind. Der eigentliche Transport ist schnell. Die Zeit geht für das Aufräumen davor drauf: Dubletten, halbe Datensätze, Felder, die jemand irgendwann zweckentfremdet hat. Deshalb steht am Anfang immer eine Sichtung, keine Terminzusage.