Die Frist ist schon da — sie betrifft nur nicht alle gleich.

Die Lage

Drei Termine, drei verschiedene Gruppen.

Der häufigste Fehler ist, „E-Rechnung" für eine einzige Pflicht mit einem einzigen Datum zu halten. Tatsächlich sind es zwei unterschiedliche Dinge — sie empfangen können und sie ausstellen müssen — und die treffen Betriebe zu verschiedenen Zeitpunkten.

seit 1. Januar 2025alle Betriebe

Empfang sicherstellen. Jeder inländische Betrieb muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Dafür reicht nach den BMF-FAQ grundsätzlich ein E-Mail-Postfach — auch bei Kleinunternehmern und Ein-Personen-Betrieben.

ab 1. Januar 2027über 800.000 € Umsatz

Ausstellen. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen.

ab 1. Januar 2028alle übrigen Betriebe

Ausstellen. Dann gilt die Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz — mit der Ausnahme für die jeweils unter § 19 UStG fallenden Kleinunternehmer, siehe unten.

Häufiges Missverständnis

Wer § 19 UStG nutzt, muss nicht ausstellen — aber sehr wohl empfangen.

Solange ein Unternehmen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist es nach § 34a UStDV davon befreit, E-Rechnungen auszustellen. Papier und PDF bleiben dann auch nach 2028 zulässig. Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung muss die Ausstellungspflicht neu eingeordnet werden.

Was dabei regelmäßig untergeht: Die Empfangsseite ist davon nicht berührt. Auch ein Kleinunternehmer muss eine E-Rechnung annehmen können, wenn ein Lieferant sie schickt. Der strukturierte Originalteil muss außerdem unversehrt aufbewahrt werden. Wer die Befreiung auf beide Richtungen bezieht, hat genau die Lücke, die bei einer Prüfung auffällt.

Deshalb steht am Anfang keine Anschaffung, sondern eine Einordnung: Welche der drei Gruppen trifft auf Ihren Betrieb zu, und was fehlt tatsächlich? Für viele ist die Antwort deutlich kleiner als befürchtet.

Ablauf

Erst prüfen, dann einrichten.

1. 01

   Bestand prüfen

   Welche Software ist im Einsatz, was kann sie bereits, wie kommen Rechnungen heute herein und wo landen sie? Häufig ist die Funktion vorhanden, nur nicht eingeschaltet.

2. 02

   Eingang und Originalablage klären

   Ein erreichbares Postfach genügt für den Empfang. Zusätzlich wird festgelegt, wie der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten und wiedergefunden wird. Ob die vorhandene Ablage reicht, wird geprüft statt pauschal ein neues Archiv verkauft.

3. 03

   Ausstellung vorbereiten

   Nur wenn Ihre Gruppe das braucht: Rechnungen werden im geforderten Format erzeugt und an die Buchhaltung übergeben — rechtzeitig vor dem Termin, der für Sie gilt.

4. 04

   Übergabe und Abstimmung

   Eine kurze schriftliche Anleitung für den Alltag, und auf Wunsch eine Abstimmung mit Ihrem Steuerberater, damit technische und steuerliche Seite zusammenpassen.

Was nicht dazugehört

Steuerliche Fragen gehören zum Steuerberater.

Was inhaltlich auf eine Rechnung gehört, wie lange aufzubewahren ist, wie gebucht wird und was steuerlich gilt — das beantwortet Ihr Steuerberater, nicht Monoblack. Steuerberatung ist eine geschützte Tätigkeit, und das ist auch gut so.

Von hier kommt die technische Seite: dass Rechnungen ankommen, richtig gelesen werden, der strukturierte Originalteil unversehrt bleibt und bei Bedarf im richtigen Format entstehen. Wenn sich bei der Bestandsprüfung herausstellt, dass Ihre vorhandene Software schon alles kann und nur eingeschaltet werden muss, erfahren Sie das — auch wenn dann kaum etwas zu beauftragen bleibt.

Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026; geprüft am 31. Juli 2026. Diese Seite ist technische Orientierung und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Was es kostet

Feste Zahl, bevor Sie sich entscheiden.

Der Weg ist immer derselbe: kurz klären, worum es geht — dann bekommen Sie einen Festpreis, und erst danach entscheiden Sie. Keine Abrechnung nach Stunden, kein Nachschlag hinterher. Und wenn sich unterwegs herausstellt, dass mehr nötig ist, wird das vorher besprochen und nicht hinterher berechnet.

Was den Umfang bestimmt:

• Viele Eingangsrechnungen oder mehrere Wege, auf denen sie hereinkommen
• Buchhaltungssoftware ohne fertige Schnittstelle
• Altbestand, der mit übernommen werden soll
• Mehrere Firmen oder Standorte mit getrennter Buchhaltung

Investive Digitalisierungsvorhaben können in Sachsen-Anhalt mit bis zu 50 % bezuschusst werden. Der Mindestförderbetrag beträgt 3.000 €; daraus folgt bei maximaler Förderquote regelmäßig ein höheres Projektvolumen. Ob und in welcher Höhe ein Vorhaben bewilligt wird, entscheidet die Investitionsbank — Details auf derFörderseite.

Häufige Fragen

Wir sind Kleinunternehmer — müssen wir E-Rechnungen ausstellen?

Solange die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG genutzt wird, besteht nach § 34a UStDV keine Ausstellungspflicht. Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung ist die Lage neu zu prüfen. Empfangen können müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen trotzdem. Dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; der strukturierte Originalteil muss unversehrt aufbewahrt werden.

Reicht es nicht, die PDFs einfach in einem Ordner zu speichern?

Nur dann, wenn das strukturierte Original — etwa die XML-Datei einer XRechnung oder der strukturierte Teil einer ZUGFeRD-Datei — ebenfalls unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Ein zusätzlich erzeugtes PDF ersetzt diesen Teil nicht. Ein bestimmtes Spezial-Archiv ist allein deshalb aber nicht automatisch vorgeschrieben.

Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Was Sie Privatkunden geben, ist davon nicht berührt — Sie dürfen dort weiter Papier oder PDF ausstellen.

Brauchen wir dafür eine neue Buchhaltungssoftware?

Oft nicht. Die gängigen Programme können E-Rechnungen inzwischen lesen und schreiben, nur ist die Funktion häufig nicht eingeschaltet oder nicht sauber eingerichtet. Der erste Schritt ist deshalb immer eine Prüfung des Bestands, nicht ein Kauf.

Was macht dabei der Steuerberater und was nicht?

Alles Steuerliche bleibt beim Steuerberater: ob eine Rechnung inhaltlich korrekt ist, welche Angaben sie braucht, wie lange aufbewahrt wird, wie gebucht wird. Von Monoblack kommt die technische Seite — dass Rechnungen ankommen, richtig gelesen, korrekt abgelegt und bei Bedarf im richtigen Format erzeugt werden. Beides greift ineinander, ersetzt sich aber nicht.