Wenn Excel nicht mehr reicht.

Das Problem

Die Datei, die fünf Leute gleichzeitig brauchen.

Am Anfang war es eine Liste. Dann kam eine Spalte dazu, dann ein zweites Blatt, dann eine Formel, die nur einer versteht. Heute hängt daran ein Stück Betriebsablauf — und die Datei liegt auf einem Netzlaufwerk, wo immer nur einer schreiben kann.

Die Workarounds sind überall gleich: Kopien mit Datum im Dateinamen, ein Zettel daneben, eine WhatsApp-Nachricht „ich bin grad drin". Das funktioniert, bis es einmal nicht funktioniert — und dann fehlt ein halber Tag Arbeit.

Ehrlich zuerst

Wann Excel völlig ausreicht.

Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, und es zu ersetzen ist oft unnötig. Es reicht, wenn im Wesentlichen eine Person damit arbeitet. Wenn die Daten nicht mit anderen Programmen zusammenspielen müssen. Wenn es um Rechnen und Auswerten geht statt um gemeinsames Erfassen. Und wenn ein Fehler ärgerlich, aber nicht teuer ist.

Eine eigene Anwendung lohnt sich erst, wenn mehrere Personen gleichzeitig schreiben müssen, wenn nachvollziehbar sein muss, wer was geändert hat, oder wenn die Datenan anderer Stelle weiterverwendet werden. Trifft nichts davon zu, ist die ehrliche Antwort: bleiben Sie bei der Tabelle.

Was entsteht

Nur die Felder, die Sie wirklich pflegen.

Kein Standardprodukt mit hundert Funktionen, von denen Sie vier benutzen. Sondern eine schlanke Anwendung im Browser, zugeschnitten auf genau den Ablauf, den Sie heute in der Tabelle abbilden — mit den Begriffen, die in Ihrem Betrieb ohnehin verwendet werden.

• Gleichzeitig arbeiten. Mehrere Personen, kein Sperrvermerk, keine Kopien mit Datum im Namen.
• Nachvollziehbar. Wer hat wann was geändert — ohne dass jemand ein Protokoll führen muss.
• Läuft im Browser. Keine Installation auf jedem Rechner, funktioniert auch auf dem Tablet im Lager.
• Anschlussfähig. Was hier entsteht, lässt sich später mit anderen Programmen verbinden — statt wieder eine Insel zu werden.

Was nicht dazugehört

Kein Ersatz für eine Branchensoftware.

Was hier entsteht, löst einen abgegrenzten Ablauf — eine Erfassung, eine Liste, eine Planung. Es ersetzt keine vollständige Warenwirtschaft und keine Buchhaltung. Wenn sich im Gespräch zeigt, dass Sie eigentlich das brauchen, ist ein fertiges Produkt der bessere und billigere Weg, und das steht dann auch so im Ergebnis.

Was es kostet

Feste Zahl, bevor Sie sich entscheiden.

Der Weg ist immer derselbe: kurz klären, worum es geht — dann bekommen Sie einen Festpreis, und erst danach entscheiden Sie. Keine Abrechnung nach Stunden, kein Nachschlag hinterher. Und wenn sich unterwegs herausstellt, dass mehr nötig ist, wird das vorher besprochen und nicht hinterher berechnet.

Was den Umfang bestimmt:

• Wie viele Personen gleichzeitig damit arbeiten
• Ob Daten aus anderen Programmen einfließen sollen
• Zustand der bestehenden Tabelle — gewachsener Wildwuchs kostet Zeit
• Ob Auswertungen oder nur Erfassung gebraucht werden

Investive Digitalisierungsvorhaben können in Sachsen-Anhalt mit bis zu 50 % bezuschusst werden. Der Mindestförderbetrag beträgt 3.000 €; daraus folgt bei maximaler Förderquote regelmäßig ein höheres Projektvolumen. Ob und in welcher Höhe ein Vorhaben bewilligt wird, entscheidet die Investitionsbank — Details auf derFörderseite.

Häufige Fragen

Müssen wir alles neu erfassen?

Nein. Der vorhandene Bestand wird übernommen — das ist meistens sogar der einfachste Teil, weil Tabellen sich gut auslesen lassen. Aufwand entsteht dort, wo in einer Spalte drei verschiedene Dinge stehen, weil sich das über die Jahre so ergeben hat.

Wer kann später etwas ändern, wenn sich unser Ablauf ändert?

Kleinere Anpassungen — ein Feld dazu, eine Auswahlliste erweitern — werden so gebaut, dass Sie sie selbst vornehmen können. Größere Änderungen an der Struktur sind ein eigener Auftrag. Was in welche Kategorie fällt, wird vorher festgelegt, nicht hinterher.

Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Eine Anwendung im Browser braucht eine Verbindung. Für Betriebe, in denen das ein echtes Risiko ist — Baustelle, Lager ohne Empfang —, wird das vorher besprochen: entweder mit einer Zwischenspeicherung auf dem Gerät oder mit der ehrlichen Aussage, dass eine andere Lösung besser passt.

Warum nicht einfach eine fertige Branchensoftware kaufen?

Oft ist genau das die bessere Antwort, und dann wird sie auch genannt. Eine eigene Anwendung lohnt sich, wenn Ihr Ablauf ungewöhnlich ist oder Sie nur einen kleinen Ausschnitt dessen brauchen, was ein Standardprodukt mitbringt — und dafür dessen vollen Preis und dessen volle Komplexität zahlen würden.