Dieselbe Zahl, dreimal eingetippt.

Das Problem

Die Arbeit entsteht zwischen den Programmen.

Eine Bestellung kommt im Shop an. Der Auftrag wird in der Warenwirtschaft angelegt. Die Rechnung entsteht in der Buchhaltung. Der Liefertermin landet im Kalender. Vier Systeme, vier Eingaben, dieselben Daten — und bei jeder Übertragung kann etwas verrutschen.

Auffällig wird das selten als großer Posten. Es sind fünf Minuten hier, zehn dort, ein Zahlendreher alle paar Wochen. Zusammengezählt ist es eine halbe Stelle, die niemand als solche sieht.

Woran es meistens hakt

Nicht an der Technik — an der Frage, was gilt.

Zwei Systeme zu verbinden ist selten das Schwierige. Schwierig ist die Frage, die vorher niemand gestellt hat: Wenn die Kundenadresse im Shop anders lautet als in der Warenwirtschaft — welche stimmt? Wenn ein Artikel in beiden Systemen existiert, aber unter verschiedenen Nummern — wie erkennt eine Maschine, dass es derselbe ist?

Solche Entscheidungen kann Ihnen niemand abnehmen, aber sie lassen sich einmal sauber treffen und dann festhalten. Danach läuft die Verbindung auf dieser Grundlage — nachvollziehbar und mit einem klaren Verhalten für den Fall, dass Daten sich widersprechen.

Ablauf

Vier Schritte vom Handbetrieb zur Verbindung.

1. 01

   Den Weg der Daten aufnehmen

   Was wird heute wo eingegeben, wie oft, von wem — und was passiert, wenn es jemand vergisst? Am Ende steht ein Bild des Ist-Zustands, das oft schon für sich aufschlussreich ist.

2. 02

   Festlegen, was gilt

   Welches System führt welche Information, was passiert bei Widersprüchen, was darf automatisch überschrieben werden und was nicht. Diese Entscheidungen werden schriftlich festgehalten, nicht stillschweigend im Code versteckt.

3. 03

   Verbinden und mitlaufen lassen

   Die Verbindung läuft zunächst parallel zum Handbetrieb. So lässt sich vergleichen, ob sie dasselbe Ergebnis liefert — bevor sich jemand darauf verlässt.

4. 04

   Umschalten und überwachen

   Erst wenn die Ergebnisse stimmen, entfällt die Handarbeit. Die Verbindung meldet sich, wenn Daten nicht mehr fließen — Stillstand fällt auf, statt sich anzusammeln.

Was nicht dazugehört

Kein Systemwechsel durch die Hintertür.

Hier wird nichts ersetzt. Wenn Ihre Warenwirtschaft seit zwölf Jahren läuft und alle damit umgehen können, ist sie genau deshalb wertvoll — auch wenn sie altmodisch aussieht. Ein Wechsel ist ein eigenes Vorhaben mit eigenen Risiken und wird nicht nebenbei mitverkauft.

Und wenn die Aufnahme ergibt, dass sich der Aufwand nicht rechnet, weil die Handarbeit tatsächlich überschaubar ist, steht das im Ergebnis. Eine Verbindung, die zehn Minuten im Monat spart und dauerhaft betreut werden muss, ist kein guter Tausch.

Was es kostet

Feste Zahl, bevor Sie sich entscheiden.

Der Weg ist immer derselbe: kurz klären, worum es geht — dann bekommen Sie einen Festpreis, und erst danach entscheiden Sie. Keine Abrechnung nach Stunden, kein Nachschlag hinterher. Und wenn sich unterwegs herausstellt, dass mehr nötig ist, wird das vorher besprochen und nicht hinterher berechnet.

Was den Umfang bestimmt:

• Wie viele Programme beteiligt sind und in welche Richtungen Daten fließen
• Ob offizielle Schnittstellen vorhanden sind oder ein Umweg nötig ist
• Wie sauber die Daten in den beteiligten Systemen heute gepflegt sind
• Ob die Verbindung nur laufen oder auch überwacht werden soll

Investive Digitalisierungsvorhaben können in Sachsen-Anhalt mit bis zu 50 % bezuschusst werden. Der Mindestförderbetrag beträgt 3.000 €; daraus folgt bei maximaler Förderquote regelmäßig ein höheres Projektvolumen. Ob und in welcher Höhe ein Vorhaben bewilligt wird, entscheidet die Investitionsbank — Details auf derFörderseite.

Häufige Fragen

Unsere Software hat keine Schnittstelle. Geht das trotzdem?

Meistens ja, nur auf anderem Weg. Wenn ein Programm keine offizielle Schnittstelle anbietet, bleiben Export und Import über Dateien, ein automatisierter Abgleich über die Datenbank oder — als letzte Stufe — ein Weg, der die Oberfläche bedient. Letzteres ist anfälliger und wird ehrlich als solches benannt, bevor es gebaut wird.

Was passiert, wenn ein Hersteller sein Programm ändert?

Dann kann eine Verbindung brechen. Deshalb bekommt jede Verbindung eine Überwachung: Wenn Daten nicht mehr fließen, fällt das auf, statt wochenlang unbemerkt zu bleiben. Für die Reparatur gibt es entweder eine Betreuung oder eine Beauftragung im Einzelfall — das entscheiden Sie.

Müssen wir unsere Programme wechseln?

Nein, das ist ausdrücklich nicht der Ansatz. Verbunden wird, was da ist. Ein Systemwechsel ist ein eigenes, viel größeres Vorhaben — und oft die teuerste Antwort auf ein Problem, das sich mit einer Verbindung lösen lässt.

Wie merken wir, ob sich das überhaupt lohnt?

Am Anfang steht eine grobe Rechnung: Wie oft wird etwas doppelt eingegeben, wie lange dauert es, wie oft entstehen dabei Fehler. Wenn dabei herauskommt, dass es um zehn Minuten im Monat geht, lohnt es sich nicht — und dann steht das auch so im Ergebnis.